(Exemple d’activity feed dans SeeMy Community)

Vous pouvez aussi créer des groupes projet, lieux virtuels où chaque projet prendra forme et où leur vie sera fluide jusqu’à leur validation finale. Les étapes y sont inscrites, des invitations sont envoyées pour les prochaines réunions, les discussions ne s’arrêtent plus entre les rencontres physiques. Les échanges seront également facilités entre les différents services de l’entreprise ayant un lien direct avec le projet.

Une autre source de dysfonctionnement de l’information et de la communication dans les entreprises est la faiblesse des échanges avec ses pairs. Dans SeeMy Community, vous allez créer des groupes métiers regroupant, par exemple, l’ensemble des chefs de projet ou encore l’ensemble des commerciaux. Ainsi, en permettant aux commerciaux de communiquer entre eux, de s’entraider, de profiter des succès des uns et des autres et de leurs expériences mutuelles vous décuplerez leur efficacité commerciale.

De plus, paradoxalement, alors que vous recevez quotidiennement une masse importante d’informations, vous avez souvent des difficultés pour accéder à l’information qu’il nous faut à un moment donné. Le réseau social d’entreprise SeeMy Community vous permet par des tags (générés automatiquement lors des publications des utilisateurs au sein de la communauté), par un moteur de recherche ou par des filtres de trouver rapidement les personnes ou les réponses nécessaires à votre problématique.

Avec SeeMy Community, maximisez donc la valeur et la circulation des informations échangées dans votre entreprise !

(Merci à Damien pour sa collaboration)

Le web 2.0 fait la part belle aux éléments multimédia avec le partage de vidéo (Youtube, DailyMotion, Viméo…), de photos (flikr, Facebook…) ou de podcasts. Le succès important de ces média grands publics nous démontrent, une fois de plus, que nous avons le plus souvent des outils beaucoup plus puissants dans notre vie privée que dans notre entreprise.

Le Multimédia doit donc être un des axes de développement de l’entreprise 2.0. En effet, la vidéo, les podcasts et le partage de photos peuvent permettre aux entreprises de communiquer autrement et de manière plus efficiente. En effet, ces outils sont une manière de diversifier nos modes de communication et de proposer des alternatives crédibles à nos boîtes mail de plus en plus saturées.

Faisons un focus sur ces trois supports.

La vidéo dans les entreprises peut être utilisée de plusieurs façons. Dans SeeMy Community, il est possible de se créer une Web TV en interne, en toute simplicité et en toute confidentialité. Donnons quelques exemples d’utilisations possibles de ce média en entreprise :
– La vidéo comme outil de communication interne pour proposer une alternative au journal interne papier
– La vidéo comme outil d’intégration des nouveaux entrants par une présentation à l’ensemble de l’entreprise
– La vidéo comme outil de formation afin de lutter contre la déperdition forte des informations les jours suivant les cessions spécifiques
– La vidéo comme tutoriel de bonnes pratiques commerciales
– La vidéo pour faire découvrir les différents métiers de l’entreprise
– La vidéo comme outil de communication de crise
etc…

Les Podcasts sont aussi un média à explorer dans la communication interne des entreprises. En effet, ils peuvent, par exemple, servir pour des interviews du PDG, d’un expert, d’un responsable de services… Ce support est très simple à utiliser, on peut l’écouter en plusieurs étapes, revenir en arrière…

Enfin, créer une galerie de photos interne que l’on partage et qui est soumise à des commentaires permet de diffuser à tout le monde des réalisations de travaux finis, des maquettes  produits, des photos de séminaires…

En conclusion, ces trois supports permettent de renforcer les liens dans l’entreprise et de diversifier les modes de communication.

SeeMy Community propose ce partage de vidéos, de podcasts et de photos dans les profils riches de chaque utilisateur et dans les groupes de travail collaboratifs. Si un de vos contacts ajoute une vidéo, une photo ou un podcast sur le réseau social d’entreprise, vous pouvez la découvrir immédiatement en parcourant l’activity feed de votre réseau.

Dans SeeMy Community, le blog est un outil central à disposition des Profils Riches et des Groupes de travail collaboratifs.

Voici donc quelques premières pistes non exhaustives pour utiliser le blog de manière professionnelle:

- Le blog comme un journal d’expert

Le blog peut permettre à un expert d’être connu et reconnu comme tel au sein de la totalité de son entreprise. Il lui permet de diffuser son savoir de façon claire, de le rendre accessible à tous et de le confronter à d’autres experts. Le blog s’inscrit bien entendu dans la notion de partage. Le savoir ainsi partagé est donc sans cesse commenté et il ne reste pas figé à l’instant T de sa publication. En confrontant son savoir aux autres experts, un salarié peut donc étalonner son niveau de compétences et se rendre compte qu’il est très performant.

Le blog est, de plus, un média qui permet de se livrer beaucoup plus qu’un autre. Ainsi, le blog permet de révéler des experts qui s’ignorent. En effet, l’expert sera d’autant plus enclin à y délivrer son savoir car la diffusion de celui ci ne se fait pas de manière intrusive pour les autres. En effet, on n’est plus dans la logique classique de l’émetteur-récepteur. Le schéma est inverse: ceux qui ont besoin vont chercher l’information à la source, en l’occurrence le blog de l’expert.

L’expert se sent ainsi valorisé car il peut transmettre son savoir et percevoir les effets de cette transmission pour ses collègues.

- Le blog comme un journal interne

Le blog peut être un substitut ou un complément au traditionnel journal interne papier. Ceux qui ce sont déjà occupés de recueillir tous les articles de chefs de services pour boucler à temps l’édition du journal interne voient sans aucun doute l’intérêt d’un tel outil.

Le nouveau « journal interne numérique » peut prendre plusieurs formes. On peut le concevoir de façon éclatée: chaque chef de service communique à son rythme ses actualités dans son blog. Mais on peut aussi garder l’unité en intégrant toutes les sources dans le blog du groupe communication ou dans celui du ou de la responsable de com.

Même s’il ne faut pas renier le plaisir d’avoir un journal entre les mains, diffuser le journal interne de cette façon permet de passer outre les coûts d’impression et de distribution. Les temps de coordination et de recueil des différentes sources s’en trouvent aussi réduits.

Autre avantage, grâce au moteur de recherche, on peut retrouver facilement et rapidement une information parue il y a quelques mois. On n’est plus obligé de stocker tous les numéros du journal interne dans son armoire…

Enfin, dans un monde de l’entreprise où tout va de plus en plus vite, ce mode de diffusion du journal interne permet d’être plus flexible et plus réactif en fonctions des actualités. Communiquer une fois par mois à une date fixe n’est plus forcément un timing adapté actuellement.

- Le blog comme outil de communication interne pour la Direction

Le blog peut être un canal clef pour la communication interne de la Direction. On peut imaginer que le dirigeant fasse passer ses messages (vœux, messages stratégiques, actualités…) par ce média. Il peut aussi être utilisé comme outil de communication de crise.  La communication interne se fait donc de façon plus agile. Cela permet aussi aux salariés de visualiser où sont diffusées les informations Corporate.

Enfin, cela permet de casser l’impression désagréable que peuvent percevoir certains salariés de ne recevoir que des informations descendantes de la Direction parfois lisses et déconnectées des réalités du terrain. Communiquer ainsi donne l’impression que le dialogue est possible. De ce fait, l’information Corporate émanant d’en haut a ainsi plus de poids et elle devient plus pertinente.

D’autres pistes d’utilisation du blog en entreprise seront évoquées dans un prochain post.

En ce sens, SeeMy Community utilise les Profils Riches comme terreau à son réseau social afin de dégager la « substantifique moelle » de l’entreprise.

Mais concrètement, le Profil Riche, à quoi sert il ?

Voici une liste non exhaustive des différentes fonctions révélatrices de richesses d’un tel Profil:

- Un annuaire actualisé en temps réel

Le salarié est responsable de sa page de profil et donc met à jour les coordonnées nécessaires pour le joindre. S’il change de service ou de site, en quelques secondes, il modifie son profil pour être de suite joignable. En somme, on sait qui est qui et qui fait quoi !

- Un référentiel de compétences très complet

Sur sa page de profil, le salarié indique ses compétences et pas seulement celles qui sont indiquées sur sa fiche de poste. Il peut ainsi mettre en avant toutes ses connaissances, ses expériences passées. Les Profils Riches permettent donc de faire ressortir des experts et donnent une cartographie précise des savoir-faire présents dans la société.

(Des Tags pour faire la synthèse de la richesse contenue dans le Profil)

- Un révélateur de talents pour sortir de sa fiche de poste

On encourage le salarié, mais cela ne doit être nullement une obligation, à décrire ses centres d’intérêt personnel. Mieux on se connaît, mieux on travaille ensemble. Parler des ses passions, de ses centres d’intérêt permet de créer du lien et un vouloir travailler ensemble qui forge une véritable culture d’entreprise. Pour reprendre une notion liée au sport, on souhaite qu’il « dépasse sa fonction ».

- Un outil de communication dans son entreprise

Le salarié a à sa disposition la boîte à outils 2.0 pour communiquer et partager des informations, ses bonnes pratiques, ses connaissances avec les autres membres de la communauté. Le Profil Riche lui permet de se faire connaître et d’être clairement identifié.

(La boîte à outils 2.0 au service du Profil Riche)

(Chacun choisit les outils 2.0 dont il a besoin)

En conclusion, le Profil Riche remet l’Homme au centre de l’entreprise. Les talents cachés sont nos relais de croissance et de création de la valeur ajoutée de demain.

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« Un wiki est un système de gestion de contenu de site web rendant ses pages web librement modifiables par tous les visiteurs y étant autorisés »

En lisant entre les lignes, nous pouvons ressortir 2 points :

- Un wiki n’est pas une simple définition contenue dans une encyclopédie, c’est bien plus que cela. En effet, il est un outil pour gérer et structurer du contenu, c’est-à-dire de la connaissance.
Dans une entreprise, il devient donc tout naturellement un moyen pour gérer la connaissance et pour formaliser l’intelligence collective. Il devient alors un catalyseur des informations qui étaient déjà structurées et de celles qui ne l’étaient pas. Il permet de faire, dans un espace unique, la somme des expériences qui étaient présentes dans l’entreprise mais qui n’avaient pas toujours de lien ou de liant entre elles.

- Un wiki est un aboutissement de la notion de co-création. Chaque personne habilitée peut apporter sa « pierre à l’édifice ». Cela peut aller de la correction d’une faute d’orthographe ou l’ajout d’une virgule à un enrichissement ou une actualisation du contenu du wiki. Le wiki est conçu par ceux qui savent et s’il contient un erreur, elle sera détectée et corrigée rapidement.
Wiki en hawaïen veut dire rapide ce qui se traduit de nos jours par sa souplesse d’utilisation.

Un wiki d’accord mais où et comment ?

Dans SeeMy Community, le wiki est un outil à la disposition des groupes. L’animateur peut donc donner aux membres de son groupe la possibilité de formaliser tous les échanges pertinents qui ont lieu dans cet espace de travail collaboratif.

(Un wiki dans le groupe du développement durable)

Les bonnes pratiques évoquées dans un forum, les informations pertinentes fournies par un expert ou les références incontournables sur le thème du groupe peuvent et même doivent être remontées dans le wiki.

(Un wiki: un des éléments de la boîte à outils 2.0 dans un groupe)

Un nouvel entrant sur un projet, par exemple, l’utilisera comme point d’entrée pour bien assimiler l’historique des échanges et pour être rapidement opérationnel et comprendre les problématiques du projet à l’instant T.

Le rôle de l’animateur est capital au niveau du wiki car il devra structurer ce mini site web en ayant toujours à l’esprit de se mettre dans la peau d’un novice sur le sujet.

De plus, le wiki de SeeMy Community bénéficie d’un éditeur riche qui vous permettra de créer ou d’enrichir un wiki très simplement, de choisir la police adaptée, d’insérer un lien…

(Un éditeur Riche)

Vous pouvez le modifier facilement pour l’enrichir, il suffit de passer votre souris sur le corps du texte et vous avez la main pour « le rendre meilleur ».

Le wiki est donc un lieu de partage de contenu pertinents et afin que ce partage soit efficient, il est important de l’associer à des mots clefs ou tags qui permettront à la communauté de le trouver facilement.

En conclusion, le wiki est un outil qui permet d’en finir avec les informations statiques et pas toujours actualisées qui nous venaient uniquement du haut.

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Quelques exemples de groupes possibles

- Des groupes métiers, espaces d’échanges de bonnes pratiques et d’informations entre les salariés qui occupent la même fonction au sein de l’entreprise.
En général, nous échangeons très peu avec nos pairs alors que c’est une source très instructive et pertinente pour faciliter notre quotidien et nous rendre plus efficaces. Ici, les séniors peuvent transmettre leurs savoirs aux nouveaux entrants pour les rendre plus rapidement opérationnels.

- Des groupes projet, lieu virtuel où un projet prend forme et où sa vie est fluide jusqu’à la validation finale. Les étapes y sont inscrites, des invitations sont envoyées pour les prochaines réunions, les discussions ne s’arrêtent plus entre les réunions. Les échanges sont facilités entre les différents services de l’entreprise qui travaillent sur le projet car ils sont en interaction dans le groupe. Bref, un vrai projet en mode collaboratif.

- Des groupes de compétences, réunion de tous les experts de l’entreprise sur un domaine en particulier. Ce groupe de « champions » permet d’identifier les compétences dans le domaine, d’augmenter l’intelligence collective de la société et de formaliser des connaissances acquises avec l’expérience et la pratique.

- Des groupes thématiques, un lieu ouvert au plus grand nombre où tout le monde peut apporter sa pierre à l’édifice. Les meilleures idées ne viennent pas forcément toujours d’en haut. Ici, l’ensemble des salariés peuvent s’impliquer dans la vie de l’entreprise et faire part de leurs idées.

- Des groupes Gamme ou Produit, créateur de lien entre la R&D, le marketing, la force de vente et le SAV afin d’améliorer la qualité de nos produits et de nos services. Il contribue à faire remonter les informations utiles. Nous affinons la connaissance de notre marché car la veille ne se fait plus seule dans notre coin.

- Des groupes libres, espace convivial pour échanger plus que du travail avec nos collègues, pour mieux les connaitre et de créer du lien. Nous y parlons du dernier film que nous avons apprécié, du dernier album qu’il faut écouter absolument, du match de foot de la veille… Nous travaillons mieux si nous connaissons mieux les personnes en face de nous, celles dans le service d’à côté ou celles au siège. Découvrir et faire partager nos passions nous permettent de sortir de notre fiche de poste et de nous sentir mieux dans l’entreprise où nous passons plus de la moitié de notre journée.

Vous voyez mieux maintenant quels groupes pourraient voir le jour au sein de votre entreprise ?

Mais une fois un groupe créé, comment le fait on vivre ?

Il convient de souligner l’importance de l’administrateur du groupe qui doit se muer en véritable animateur. Détaillons maintenant la profondeur de la boite à outils 2.0 que chaque animateur a à sa disposition pour organiser son espace de travail collaboratif.

Par défaut, à la création d’un groupe, il n’y a que deux onglets :

• la page d’accueil qui définit les objectifs du groupe
• la liste des membres

Libre ensuite à l’animateur du groupe de donner aux membres les outils nécessaires :

• des forums de discussion
• un wiki
• Un blog
• un classeur (partage de documents pdf, ppt, doc, etc)
• un agenda
• des galeries photo
• un podcast
• et même une chaîne vidéo !

Nous reviendrons par la suite sur tous ces éléments de la boite à outils 2.0 pour en vous donner des utilisations concrètes dans le domaine professionnel.

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