Voici le troisième et dernier volet de nos billets sur l’utilisation d’un blog en entreprise.

- Un blog comme outil de communication Projet

Le blog, élément de la boîte à outils 2.0, peut servir à faire des points réguliers sur l’avancement d’un projet, formaliser les tâches que les uns et les autres doivent réaliser et indiquer les deadline.

Un nouvel entrant sur le projet se met à jour plus aisément. De plus, le blog projet lui donne un fil d’Ariane clair de l’historique et des étapes à venir.

- Un blog comme outil de veille concurrentielle

Une personne dans l’entreprise peut être chargée via un blog de faire une synthèse des nouveaux produits ou procédés des concurrents afin de dégager les points à retenir. En effet, face à des flux d’informations parfois importants, tous les collaborateurs dans l’entreprise n’ont pas toujours le temps de faire de la veille.

A l’aide de ce blog, l’ensemble de l’entreprise est ainsi informée rapidement et régulièrement des nouvelles tendances de son marché.

- Un blog Vie Professionnelle

Le blog peut permettre à des salariés de fournir à leur communauté des témoignages sur des évolutions fortes de carrière professionnelle qui ont une incidence sur la vie personnelle et, de ce fait, d’effacer dans l’esprit de certains les freins bloquant à tenter une nouvelle « aventure ».

Par exemple, une entreprise acquiert une filiale à l’étranger et souhaite y envoyer des salariés pour encadrer les équipes locales. Les premiers cadres peuvent ainsi décrire ce qu’ils ressentent tant au niveau professionnel qu’au niveau de l’adaptation dans leur nouveau pays.

Cela permet donc de diminuer les échecs d’intégration et les mauvais choix de casting.

- Un blog comme outil de communication des DSI

Les DSI par ce média peuvent ainsi communiquer sur leur métier qui est souvent peu connu dans l’entreprise. Ils peuvent faire connaître les tests et les réflexions qu’ils ont sur des nouveaux outils. Ils échangent alors avec les opérationnels afin de  savoir quelles sont leurs attentes et leurs ressentis.

Pour essayer de conclure sur ce thème, une dernière réflexion : le blog peut permettre de créer du liant entre les différents services et susciter des vocations en permettant des passerelles entre eux. Un exemple, un chef de produit marketing peut avoir une attirance pour les RH et ainsi suivre ce qui se passe dans le service d’à côté. Il ne le ferait sans doute pas autrement car il n’oserait pas demander régulièrement à ses collègues RH de lui faire un point. Là, il peut suivre ce qui lui plaît dans l’entreprise et de ce fait, accroître ses compétences et son employabilité. Il peut le faire car les informations sont décloisonnées et accessibles à tous.

En définitive, les exemples d’utilisation sont bien sûr multiples, ce qui montre d’ailleurs la pertinence d’utiliser les blogs en entreprise.

Nous continuons dans ce post à lister certaines des applications possibles d’un blog dans un cadre professionnel.

- Le blog comme moyen de soulager les boîtes mail

On y reviendra sans aucun doute plus tard dans ce blog mais le réseau social d’entreprise peut être une alternative forte pour soulager les boîtes mail d’informations qui n’ont pas et plus vocation à passer par ce média.

Ainsi, le blog permet de diffuser autrement certaines informations et cette diffusion aura une valeur ajoutée bien supérieure à un envoi mail.

Un simple exemple pour illustrer notre propos: le compte rendu d’une réunion.

Actuellement dans les entreprises, la tendance naturelle est d’envoyer le compte rendu de la dernière réunion par mail à toutes les personnes concernées par le sujet. Or, une fois ce compte rendu en pièce jointe parti, les discussions s’arrêtent et il devient difficile d’avancer collectivement sur le projet ou le sujet donné avant la prochaine réunion. En effet, si un des participants à la réunion veut (ou ose) répondre à ce compte rendu par un « répondre à tous », pourquoi pas ? Mais si tous les participants se mettent à faire la même chose, le brouhaha de réponses devient un vrai labyrinthe qui rend la réalisation d’une synthèse pertinente impossible. Pour peu que les absents à la réunion qui ont reçu le compte rendu posent aussi des questions, toutes ces prises de parole sont vaines.

Diffuser le compte rendu de la réunion sur un blog permet donc de maintenir le dialogue constamment. Chacun peut mettre un commentaire visible simplement par tous. Les idées ou propositions se retrouvent aussi plus facilement que dans le peu engageant historique des mails.

- Le Blog comme un reflet actualisé d’un métier

Le salarié 2.0 peut  écrire dans un blog métier. En effet, le blog peut être un très bon média pour partager ses bonnes pratiques, pour indiquer sa vision sur l’évolution future de son poste ou pour diffuser une information utile.

Le postulat derrière cela est que les salariés échangent très peu avec leurs pairs au sein de leur entreprise. Partager son vécu et ses ressentis sur son métier avec ceux qui ont les mêmes préoccupations au quotidien peut rassurer, d’une part, et peut, d’autre part, permettre d’être plus efficient dans son travail. Ces échanges qui vont s’initier et s’intensifier avec le temps vont permettre d’avoir une ligne métier beaucoup plus homogène au niveau de ses compétences et de ses réalisations.

De plus, les blogs métiers peuvent permettre aux services RH d’avoir une vision plus précise des évolutions métier et ainsi d’affiner les fiches de poste. De cela découlera des recrutements ou des mutations mieux maîtrisés.

- Le blog comme outil de management

Le blog peut être un excellent outil pour un manager afin d’animer ses équipes. En effet, il peut ainsi diffuser ses messages de façon plus fluide.

Le blog peut permettre au manager de mieux maîtriser la propagation des informations qu’il juge indispensables. Le blog devient un complément des réunions régulières car il lui permet de maintenir tout le temps un train d’union avec ses équipes. Il peut y formaliser des messages qu’il a initiés en réunion, diffuser une bonne idée ou bonne pratique d’un de ses collaborateurs à l’ensemble de son équipe (en encourageant à aller lire un blog métier !), communiquer plus régulièrement sans que cela ennuie tout le monde sur les points de passage et les chiffres de ventes par exemple…

Le blog lui permet d’être plus réactif s’il faut faire des ajustements et de garder par un dialogue permanent une vision précise du terrain.

Le blog a cet avantage que c’est le lecteur qui vient chercher l’information. Le salarié de ce fait sera alors dans de meilleures dispositions d’esprit face à la communication de son manager.

En définitive, le blog d’un manager mais plus largement le réseau social d’entreprise permet de changer littéralement le management dans une entreprise. Mais cela est un autre sujet sur lequel nous reviendrons aussi plus précisément.

Quant au blog, nous explorerons d’autres pistes de son utilisation en entreprise dans un prochain post.

La France est le pays en Europe où il existe le plus grand nombre de blogs. Il est donc dommage de ne pas ouvrir le blog au monde de l’entreprise afin de faire émerger des « salariés bloggers » pour diffuser l’information et les connaissances autrement.

Dans SeeMy Community, le blog est un outil central à disposition des Profils Riches et des Groupes de travail collaboratifs.

Voici donc quelques premières pistes non exhaustives pour utiliser le blog de manière professionnelle:

- Le blog comme un journal d’expert

Le blog peut permettre à un expert d’être connu et reconnu comme tel au sein de la totalité de son entreprise. Il lui permet de diffuser son savoir de façon claire, de le rendre accessible à tous et de le confronter à d’autres experts. Le blog s’inscrit bien entendu dans la notion de partage. Le savoir ainsi partagé est donc sans cesse commenté et il ne reste pas figé à l’instant T de sa publication. En confrontant son savoir aux autres experts, un salarié peut donc étalonner son niveau de compétences et se rendre compte qu’il est très performant.

Le blog est, de plus, un média qui permet de se livrer beaucoup plus qu’un autre. Ainsi, le blog permet de révéler des experts qui s’ignorent. En effet, l’expert sera d’autant plus enclin à y délivrer son savoir car la diffusion de celui ci ne se fait pas de manière intrusive pour les autres. En effet, on n’est plus dans la logique classique de l’émetteur-récepteur. Le schéma est inverse: ceux qui ont besoin vont chercher l’information à la source, en l’occurrence le blog de l’expert.

L’expert se sent ainsi valorisé car il peut transmettre son savoir et percevoir les effets de cette transmission pour ses collègues.

- Le blog comme un journal interne

Le blog peut être un substitut ou un complément au traditionnel journal interne papier. Ceux qui ce sont déjà occupés de recueillir tous les articles de chefs de services pour boucler à temps l’édition du journal interne voient sans aucun doute l’intérêt d’un tel outil.

Le nouveau « journal interne numérique » peut prendre plusieurs formes. On peut le concevoir de façon éclatée: chaque chef de service communique à son rythme ses actualités dans son blog. Mais on peut aussi garder l’unité en intégrant toutes les sources dans le blog du groupe communication ou dans celui du ou de la responsable de com.

Même s’il ne faut pas renier le plaisir d’avoir un journal entre les mains, diffuser le journal interne de cette façon permet de passer outre les coûts d’impression et de distribution. Les temps de coordination et de recueil des différentes sources s’en trouvent aussi réduits.

Autre avantage, grâce au moteur de recherche, on peut retrouver facilement et rapidement une information parue il y a quelques mois. On n’est plus obligé de stocker tous les numéros du journal interne dans son armoire…

Enfin, dans un monde de l’entreprise où tout va de plus en plus vite, ce mode de diffusion du journal interne permet d’être plus flexible et plus réactif en fonctions des actualités. Communiquer une fois par mois à une date fixe n’est plus forcément un timing adapté actuellement.

- Le blog comme outil de communication interne pour la Direction

Le blog peut être un canal clef pour la communication interne de la Direction. On peut imaginer que le dirigeant fasse passer ses messages (vœux, messages stratégiques, actualités…) par ce média. Il peut aussi être utilisé comme outil de communication de crise.  La communication interne se fait donc de façon plus agile. Cela permet aussi aux salariés de visualiser où sont diffusées les informations Corporate.

Enfin, cela permet de casser l’impression désagréable que peuvent percevoir certains salariés de ne recevoir que des informations descendantes de la Direction parfois lisses et déconnectées des réalités du terrain. Communiquer ainsi donne l’impression que le dialogue est possible. De ce fait, l’information Corporate émanant d’en haut a ainsi plus de poids et elle devient plus pertinente.

D’autres pistes d’utilisation du blog en entreprise seront évoquées dans un prochain post.

Le salarié 2.0 doit avoir à sa disposition des outils performants afin de pouvoir faire bénéficier à l’ensemble des membres de son entreprise de son expertise.

Actuellement, dans un grand nombre d’entreprises, certains experts s’ignorent car on ne leur a jamais donné les moyens et même parfois l’envie de diffuser leurs connaissances. Ils n’ont jamais eu l’occasion de confronter ces connaissances avec  leurs pairs dans la société. Par modestie ou par timidité, ils n’ont jamais pensé à exporter leurs savoirs en dehors de leur service. On parle d’intelligence collective d’une entreprise mais la construction de celle-ci se heurte parfois à des barrières.

En effet, un salarié est souvent reconnu par ses collègues proches comme un « crack » dans tel ou tel domaine car, dès qu’ils ont une question, c’est vers lui qu’ils se tournent tout naturellement. Ce salarié leur apporte le plus souvent la réponse idoine à leur problématique. Il est alors considéré par les personnes qui le côtoient au jour le jour comme la référence sur le sujet et lui, se sent valorisé et important auprès de ses collègues. Ce salarié aime ce statut et pour le conserver, il fait la démarche de façon spontanée de mettre à jour son savoir sur son domaine de prédilection.

En fait, cet épiphénomène se reproduit régulièrement dans l’entreprise. En effet, les passerelles entre les experts n’existent pas. De plus, les connaissances de ces experts ne dépassent pas non plus, le plus souvent, un site géographique.

Le savoir de ces experts ne doit plus être cantonné en « local ». Il doit pouvoir bénéficier à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Mais, pour atteindre cet objectif, il faut permettre aux experts de se révéler à eux même d’une part et de se révéler à TOUS les autres d’autre part.

Pour répondre en partie à cette problématique, le Blog d’entreprise issu de notre boite à outils 2.0 peut être une très bonne solution.