Actuellement, dans un grand nombre d’entreprises, certains experts s’ignorent car on ne leur a jamais donné les moyens et même parfois l’envie de diffuser leurs connaissances. Ils n’ont jamais eu l’occasion de confronter ces connaissances avec  leurs pairs dans la société. Par modestie ou par timidité, ils n’ont jamais pensé à exporter leurs savoirs en dehors de leur service. On parle d’intelligence collective d’une entreprise mais la construction de celle-ci se heurte parfois à des barrières.

En effet, un salarié est souvent reconnu par ses collègues proches comme un « crack » dans tel ou tel domaine car, dès qu’ils ont une question, c’est vers lui qu’ils se tournent tout naturellement. Ce salarié leur apporte le plus souvent la réponse idoine à leur problématique. Il est alors considéré par les personnes qui le côtoient au jour le jour comme la référence sur le sujet et lui, se sent valorisé et important auprès de ses collègues. Ce salarié aime ce statut et pour le conserver, il fait la démarche de façon spontanée de mettre à jour son savoir sur son domaine de prédilection.

En fait, cet épiphénomène se reproduit régulièrement dans l’entreprise. En effet, les passerelles entre les experts n’existent pas. De plus, les connaissances de ces experts ne dépassent pas non plus, le plus souvent, un site géographique.

Le savoir de ces experts ne doit plus être cantonné en « local ». Il doit pouvoir bénéficier à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Mais, pour atteindre cet objectif, il faut permettre aux experts de se révéler à eux même d’une part et de se révéler à TOUS les autres d’autre part.

Pour répondre en partie à cette problématique, le Blog d’entreprise issu de notre boite à outils 2.0 peut être une très bonne solution.

En ce sens, SeeMy Community utilise les Profils Riches comme terreau à son réseau social afin de dégager la « substantifique moelle » de l’entreprise.

Mais concrètement, le Profil Riche, à quoi sert il ?

Voici une liste non exhaustive des différentes fonctions révélatrices de richesses d’un tel Profil:

- Un annuaire actualisé en temps réel

Le salarié est responsable de sa page de profil et donc met à jour les coordonnées nécessaires pour le joindre. S’il change de service ou de site, en quelques secondes, il modifie son profil pour être de suite joignable. En somme, on sait qui est qui et qui fait quoi !

- Un référentiel de compétences très complet

Sur sa page de profil, le salarié indique ses compétences et pas seulement celles qui sont indiquées sur sa fiche de poste. Il peut ainsi mettre en avant toutes ses connaissances, ses expériences passées. Les Profils Riches permettent donc de faire ressortir des experts et donnent une cartographie précise des savoir-faire présents dans la société.

(Des Tags pour faire la synthèse de la richesse contenue dans le Profil)

- Un révélateur de talents pour sortir de sa fiche de poste

On encourage le salarié, mais cela ne doit être nullement une obligation, à décrire ses centres d’intérêt personnel. Mieux on se connaît, mieux on travaille ensemble. Parler des ses passions, de ses centres d’intérêt permet de créer du lien et un vouloir travailler ensemble qui forge une véritable culture d’entreprise. Pour reprendre une notion liée au sport, on souhaite qu’il « dépasse sa fonction ».

- Un outil de communication dans son entreprise

Le salarié a à sa disposition la boîte à outils 2.0 pour communiquer et partager des informations, ses bonnes pratiques, ses connaissances avec les autres membres de la communauté. Le Profil Riche lui permet de se faire connaître et d’être clairement identifié.

(La boîte à outils 2.0 au service du Profil Riche)

(Chacun choisit les outils 2.0 dont il a besoin)

En conclusion, le Profil Riche remet l’Homme au centre de l’entreprise. Les talents cachés sont nos relais de croissance et de création de la valeur ajoutée de demain.

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« Un wiki est un système de gestion de contenu de site web rendant ses pages web librement modifiables par tous les visiteurs y étant autorisés »

En lisant entre les lignes, nous pouvons ressortir 2 points :

- Un wiki n’est pas une simple définition contenue dans une encyclopédie, c’est bien plus que cela. En effet, il est un outil pour gérer et structurer du contenu, c’est-à-dire de la connaissance.
Dans une entreprise, il devient donc tout naturellement un moyen pour gérer la connaissance et pour formaliser l’intelligence collective. Il devient alors un catalyseur des informations qui étaient déjà structurées et de celles qui ne l’étaient pas. Il permet de faire, dans un espace unique, la somme des expériences qui étaient présentes dans l’entreprise mais qui n’avaient pas toujours de lien ou de liant entre elles.

- Un wiki est un aboutissement de la notion de co-création. Chaque personne habilitée peut apporter sa « pierre à l’édifice ». Cela peut aller de la correction d’une faute d’orthographe ou l’ajout d’une virgule à un enrichissement ou une actualisation du contenu du wiki. Le wiki est conçu par ceux qui savent et s’il contient un erreur, elle sera détectée et corrigée rapidement.
Wiki en hawaïen veut dire rapide ce qui se traduit de nos jours par sa souplesse d’utilisation.

Un wiki d’accord mais où et comment ?

Dans SeeMy Community, le wiki est un outil à la disposition des groupes. L’animateur peut donc donner aux membres de son groupe la possibilité de formaliser tous les échanges pertinents qui ont lieu dans cet espace de travail collaboratif.

(Un wiki dans le groupe du développement durable)

Les bonnes pratiques évoquées dans un forum, les informations pertinentes fournies par un expert ou les références incontournables sur le thème du groupe peuvent et même doivent être remontées dans le wiki.

(Un wiki: un des éléments de la boîte à outils 2.0 dans un groupe)

Un nouvel entrant sur un projet, par exemple, l’utilisera comme point d’entrée pour bien assimiler l’historique des échanges et pour être rapidement opérationnel et comprendre les problématiques du projet à l’instant T.

Le rôle de l’animateur est capital au niveau du wiki car il devra structurer ce mini site web en ayant toujours à l’esprit de se mettre dans la peau d’un novice sur le sujet.

De plus, le wiki de SeeMy Community bénéficie d’un éditeur riche qui vous permettra de créer ou d’enrichir un wiki très simplement, de choisir la police adaptée, d’insérer un lien…

(Un éditeur Riche)

Vous pouvez le modifier facilement pour l’enrichir, il suffit de passer votre souris sur le corps du texte et vous avez la main pour « le rendre meilleur ».

Le wiki est donc un lieu de partage de contenu pertinents et afin que ce partage soit efficient, il est important de l’associer à des mots clefs ou tags qui permettront à la communauté de le trouver facilement.

En conclusion, le wiki est un outil qui permet d’en finir avec les informations statiques et pas toujours actualisées qui nous venaient uniquement du haut.

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De nos jours, la majeure partie des entreprises n’exploitent pas assez la valeur qui est présente dans leur capital humain. De plus, beaucoup de sociétés ont une culture orale forte et ne formalisent pas toutes les expériences qu’elles ont acquises au fil de l’eau. En effet, l’historique de ces sociétés disparait avec des départs à la retraite et le passage de témoin entre les séniors et les jeunes entrants se très fait difficilement.

Pour répondre en partie à ces problématiques, le wiki d’entreprise issu de notre boite à outils 2.0 peut être une très bonne solution.

Quelques exemples de groupes possibles

- Des groupes métiers, espaces d’échanges de bonnes pratiques et d’informations entre les salariés qui occupent la même fonction au sein de l’entreprise.
En général, nous échangeons très peu avec nos pairs alors que c’est une source très instructive et pertinente pour faciliter notre quotidien et nous rendre plus efficaces. Ici, les séniors peuvent transmettre leurs savoirs aux nouveaux entrants pour les rendre plus rapidement opérationnels.

- Des groupes projet, lieu virtuel où un projet prend forme et où sa vie est fluide jusqu’à la validation finale. Les étapes y sont inscrites, des invitations sont envoyées pour les prochaines réunions, les discussions ne s’arrêtent plus entre les réunions. Les échanges sont facilités entre les différents services de l’entreprise qui travaillent sur le projet car ils sont en interaction dans le groupe. Bref, un vrai projet en mode collaboratif.

- Des groupes de compétences, réunion de tous les experts de l’entreprise sur un domaine en particulier. Ce groupe de « champions » permet d’identifier les compétences dans le domaine, d’augmenter l’intelligence collective de la société et de formaliser des connaissances acquises avec l’expérience et la pratique.

- Des groupes thématiques, un lieu ouvert au plus grand nombre où tout le monde peut apporter sa pierre à l’édifice. Les meilleures idées ne viennent pas forcément toujours d’en haut. Ici, l’ensemble des salariés peuvent s’impliquer dans la vie de l’entreprise et faire part de leurs idées.

- Des groupes Gamme ou Produit, créateur de lien entre la R&D, le marketing, la force de vente et le SAV afin d’améliorer la qualité de nos produits et de nos services. Il contribue à faire remonter les informations utiles. Nous affinons la connaissance de notre marché car la veille ne se fait plus seule dans notre coin.

- Des groupes libres, espace convivial pour échanger plus que du travail avec nos collègues, pour mieux les connaitre et de créer du lien. Nous y parlons du dernier film que nous avons apprécié, du dernier album qu’il faut écouter absolument, du match de foot de la veille… Nous travaillons mieux si nous connaissons mieux les personnes en face de nous, celles dans le service d’à côté ou celles au siège. Découvrir et faire partager nos passions nous permettent de sortir de notre fiche de poste et de nous sentir mieux dans l’entreprise où nous passons plus de la moitié de notre journée.

Vous voyez mieux maintenant quels groupes pourraient voir le jour au sein de votre entreprise ?

Mais une fois un groupe créé, comment le fait on vivre ?

Il convient de souligner l’importance de l’administrateur du groupe qui doit se muer en véritable animateur. Détaillons maintenant la profondeur de la boite à outils 2.0 que chaque animateur a à sa disposition pour organiser son espace de travail collaboratif.

Par défaut, à la création d’un groupe, il n’y a que deux onglets :

• la page d’accueil qui définit les objectifs du groupe
• la liste des membres

Libre ensuite à l’animateur du groupe de donner aux membres les outils nécessaires :

• des forums de discussion
• un wiki
• Un blog
• un classeur (partage de documents pdf, ppt, doc, etc)
• un agenda
• des galeries photo
• un podcast
• et même une chaîne vidéo !

Nous reviendrons par la suite sur tous ces éléments de la boite à outils 2.0 pour en vous donner des utilisations concrètes dans le domaine professionnel.

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