Tous les membres du Comité de direction sont présents à cette réunion sur la communication interne au sein de cette entreprise leader sur le marché des rasoirs masculins : Alexandre le responsable de la Communication, Paul le responsable des Ressources Humaines, Anaïs la responsable Marketing, Jean-Luc le DSI mais aussi Jérôme, responsable du Pôle R&D de Grenoble. Comme l’avait souhaité le PDG, certains stagiaires sont aussi présents à l’instar de Sébastien.
Le PDG de l’entreprise de Damien commence à prendre la parole en rappelant la genèse du pourquoi de la réunion en évoquant ainsi sa découverte de la page Facebook de l’entreprise. Il avoue sa surprise et son incompréhension sur le décalage qu’il perçoit entre les nombreux échanges entre ses salariés qu’il a découvert sur Facebook ou sur des « certains Hubs » et le dernier audit (qui lui a coûté les yeux de la tête, dit en passant) qui pointait sur un déficit flagrant de communication interne. Il commence alors par poser une question à l’assistance : qui a un compte sur ces fameux média sociaux ? Fiers que l’on s’intéressent à eux, les stagiaires commencent par citer pêle mêle : Facebook, Copains d’avant, Viadeo mais aussi LinkedIn, MySpace, Friendfeed, Twitter…
Au bout de la table, Paul, le responsable des Ressources Humaines, fait des gros yeux devant toute cette liste…Il se méfie de tous ces nouveaux sites depuis qu’il a vu un reportage accablant à la télévision sur les dérives qu’ils induisent. Pourtant, certains confrères, lors d’un colloque, lui avaient indiqué qu’ils commençaient à recruter sur les « média sociaux ». Dans tous les cas, lui ne voit pas la raison de changer sa méthode qui consiste à passer des annonces dans la presse régionale voire nationale selon les besoins. Le système est bien rôdé sauf peut être quand il faut recruter dans l’urgence, mais bon « on sait se débrouiller », dit il. Et après tout, ces annonces sont déjà présentes en ligne sur différents sites pour l’emploi.
Anaïs, la responsable marketing, rappelle qu’elle milite depuis plus d’un an auprès de Jean-Luc, le DSI, pour que Facebook et les boîtes mail personnelles puissent être consultés entre midi et 14 heures. Jean-Luc répond en indiquant que l’entreprise doit établir au préalable une chartre précise et adopter une position claire sur ce sujet afin d’éviter que les salariés ne perdent trop de temps sur ces réseaux sociaux… « Et puis, on va pas tout de même leur permettre d’aller en plus sur Meetic… »
Prenant son courage à deux mains, Sébastien, un des stagiaires du service RH, rappelle que c’est un faux débat car la plupart de ses connaissances au sein de l’entreprise consultent déjà, pendant leurs heures de travail, ces sites via leur téléphone mobile. Et, il en connaît du monde Sébastien, c’est lui qui distribue les tickets restaurants au siège…
Pour recentrer le débat, le PDG de l’entreprise de Damien reprend la parole, en posant une question simple : n’est il pas possible de recentrer en interne tous les échanges qui ont lieu sur ces média sociaux externes ? N’existe t il pas des solutions pour instaurer un réseau social propre à notre entreprise ?
De son côté, Alexandre, le responsable de la Communication, qui n’a pas encore dit un mot, commence à bouillir dans son coin… Là, c’est la goutte d’eau qui fait déborder le vase…
La suite au prochain épisode !

(Exemple d’activity feed dans SeeMy Community)

Vous pouvez aussi créer des groupes projet, lieux virtuels où chaque projet prendra forme et où leur vie sera fluide jusqu’à leur validation finale. Les étapes y sont inscrites, des invitations sont envoyées pour les prochaines réunions, les discussions ne s’arrêtent plus entre les rencontres physiques. Les échanges seront également facilités entre les différents services de l’entreprise ayant un lien direct avec le projet.

Une autre source de dysfonctionnement de l’information et de la communication dans les entreprises est la faiblesse des échanges avec ses pairs. Dans SeeMy Community, vous allez créer des groupes métiers regroupant, par exemple, l’ensemble des chefs de projet ou encore l’ensemble des commerciaux. Ainsi, en permettant aux commerciaux de communiquer entre eux, de s’entraider, de profiter des succès des uns et des autres et de leurs expériences mutuelles vous décuplerez leur efficacité commerciale.

De plus, paradoxalement, alors que vous recevez quotidiennement une masse importante d’informations, vous avez souvent des difficultés pour accéder à l’information qu’il nous faut à un moment donné. Le réseau social d’entreprise SeeMy Community vous permet par des tags (générés automatiquement lors des publications des utilisateurs au sein de la communauté), par un moteur de recherche ou par des filtres de trouver rapidement les personnes ou les réponses nécessaires à votre problématique.

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(Merci à Damien pour sa collaboration)

Le PDG de l’entreprise de Damien est bien décidé à avancer sur le dossier du manque de communication interne, une des problématiques qui est ressortie dans les deux derniers audits menés. D’ailleurs, cette situation le chagrine car il a toujours pensé être profondément tourné vers l’Humain et un bon communiquant.

Tout cela commence même à le stresser. Il se met alors à penser à ce vieux paquet de cigarettes laissé il y a 3 ans dans un des tiroirs de son bureau, le jour où il avait décidé d’arrêter de fumer. « Allez je m’en grille juste une petite », se dit il.

Ne sachant où aller, il se rend sur la terrasse en haut de l’immeuble : il sait que c’est là qu’Anaïs, la toujours bien informée responsable marketing, fait sa traditionnelle pause clope. N’ayant pas de feu, il se dirige vers un groupe où il reconnaît Sébastien  le stagiaire du service RH. Surpris, le petit groupe reste muet devant l’arrivée impromptue du PDG, qui a, qui plus est, une cigarette à la bouche. Arsène, le nouveau du service comptabilité, rompt ces quelques secondes de silence en affirmant :

- « alors comme cela nous allons avoir un nouveau chef à la compta ? »

- « Qu’est-ce qui vous fait dire cela ? », lui répond le PDG de l’entreprise de Damien.  Cette info n’est pas encore officielle, comment l’a-t-il appris ?, se dit en lui-même le chef d’entreprise.

- »Je l’ai appris sur Twitter que vous receviez plusieurs candidats pour ce poste ? »

- »Sur quoi ? » répondit le PDG interloqué.

- » Twitter, une plateforme de  microblogging »

« Là les termes commencent à être barbares, les enfants, ne soyez pas grossiers ! »

Ils rient tous de bon cœur devant l’air ébaubi du PDG. Et  Sébastien d’ajouter : « Monsieur, je vous prends en photo pour immortaliser ce moment et pour le mettre sur mon compte flikr !

Au moment d’écraser son mégot, se sentant un peu hors du coup, le PDG de l’entreprise de Damien dit à ces jeunes de prendre contact avec sa secrétaire Corinne. Il souhaiterait qu’il soient présents pour la réunion sur la communication interne…

Vers 10 heures, une fois cette tâche fastidieuse réalisée, il se rend à la machine à café afin de se donner des forces pour être enfin productif. Il y croise Alexandre, le responsable de la communication interne, qui est speed comme chaque dernier lundi du mois. En effet, Alexandre doit boucler l’édition du journal interne pour le mercredi. Une fois de plus, il est de mauvaise humeur car il n’a reçu qu’un tiers des articles que doivent lui fournir chaque mois les différents chefs de services. Ce n’est pas faute d’avoir relancé. Le PDG de l’entreprise de Damien se demande même si cette gazette est sortie un jour dans les temps… D’ailleurs, au prix où il a payé la nouvelle maquette à son agence de communication, il attendait qu’elle soit plus lue et qu’il y ait plus de retours positifs. Mais, cela n’est pas sa préoccupation principale en ce lundi matin.

Obsédé par sa « découverte » du week end, le PDG de l’entreprise de Damien s’apprête à parler à Alexandre de la page Facebook quand ce dernier reçoit un appel sur son portable : l’imprimeur est en grève toute la semaine… Visiblement c’est plus le bon moment, il lui en parlera donc plus tard.

De retour à son bureau, sa secrétaire lui précise qu’il est attendu à la réunion mensuelle sur le lancement du nouveau rasoir X 300 Nouvelle Génération, le futur produit phare de l’entreprise. La réunion qui réunit une douzaine de personnes commence par un bilan de ce qui a été dit lors de l’entrevue du mois dernier afin dans un second temps de voir les avancées respectives des différents services. Au bout de 2 heures de réunion, une fois que tout le monde a pris la parole, on planifie rapidement les prochaines étapes et principales orientations. Le rasoir X 300 Nouvelle Génération doit sortir pour la fête des pères en 2010, il faudra bien accélérer à un moment… Surtout quand on voit les innovations que les concurrents américains ont sorties le mois dernier !

A 13 heures, le PDG de l’entreprise de Damien va déjeuner avec Jérôme, le nouveau responsable du Pôle R&D de Grenoble. Il a toujours aimé la franchise de Jérôme : « De nouveau, je suis monté au siège pour rien ! » Selon ce dernier, ces réunions à répétition sont improductives. Il a d’ailleurs un nom pour cela : la réunionite aigüe.

Mais le PDG de l’entreprise de Damien a l’esprit ailleurs. Sachant que Jérôme est un fan des nouvelles technologies, il lui parle de sa « découverte » de la page Facebook et de son inquiétude de voir que ses salariés utilisent des outils externes pour communiquer sur l’entreprise.

Jérôme lui précise qu’il est lui même membre de cette page et qu’elle existe depuis plus d’un an. Dans la discussion, le PDG de l’entreprise de Damien apprend qu’à Grenoble tout le monde discute sur MSN. « Le chat, cet outil utilisé pour la drague est utilisé dans mon entreprise et bien c’est la meilleure » se dit il. « Je ne les paye pas au Pôle R&D pour qu’il découvre l’âme sœur mais pour qu’ils trouvent des améliorations pour mon rasoir X 300 ! » Jerôme le rassure en lui disant que MSN est utilisé par les salariés des différents laboratoires pour communiquer en temps réel. Il lui vante même cet outil comme une marque de réactivité.

La page Facebook, la communication en temps réel sur MSN : mais d’où vient t’il alors ce déficit de communication que ses proches collaborateurs lui ont remonté ?

Là, il faut vraiment que le PDG de l’entreprise de Damien se penche sur le sujet, et vite…

La suite dans un prochain post.

Revenons quelques mois en arrière…

Le Turn over est important dans l’entreprise de Damien. Pourtant, c’est connu, dans son entreprise, les salariés y sont mieux rémunérés que chez les principaux concurrents du secteur. D’ailleurs, progressivement, ce thème est devenu récurrent au Conseil de Direction : comment réussir l’intégration des jeunes dans l’entreprise (certains les nomment même la Génération Y)  et comment les fidéliser ?

Un week end, le PDG de son entreprise fait une drôle de découverte. Son fils, grand utilisateur de Facebook, lui dit de venir voir sur ce réseau social car sa société y est présente. En effet, il voit le logo de son entreprise sur une page Facebook avec déjà plus de 350 inscrits ! De nature curieuse, le PDG veut voir et il demande comment faire à son fils… « Bizarre, s’est il dit, il faut devenir fan de l’entreprise que j’ai créée ! »

Il s’étonne d’abord qu’il y ait autant de personnes de la société qui échangent sur cette page. « Que peuvent ils bien se dire ? » Les discussions tournent autour du dernier séminaire à Marrakech qui avait pour but de resserrer les liens entre les différents sites et services du groupe. Ils ont aimé visiblement. Mais sur ce point, il n’avait pas de doute, la dernière soirée avait été mémorable…

Il se rend compte rapidement que des anciens commerciaux de l’entreprise discutent toujours avec leurs anciens collègues. Tiens, Marc, l’ancien Directeur des ventes France a l’air de bien s’acclimater chez le concurrent…Directeur des ventes France à 32 ans, cela l’avait vraiment contrarié quand il lui avait annoncé son départ.

En continuant à parcourir la page, il a un flash : à l’aéroport avant de partir à Marrakech, il avait trouvé étonnant que le directeur des ventes de Marseille avait tapé dans le dos de celui de Rennes comme s’ils se connaissaient depuis des années. Il fait le lien maintenant en voyant qu’ils ont eu plusieurs échanges sur Facebook.

Puis, il prend peur en pensant qu’une grande partie de ces conversations n’ont pas vocation à être à l’extérieur de son entreprise, que cela pourrait être un risque pour l’image de sa société…

Enfin, il s’énerve car il ne comprend pas que tous ses proches collaborateurs lui parlent à longueur de journée du manque de communication entre les équipes et que là, il découvre de nombreux liens entre les salariés.

Le PDG de l’entreprise de Damien veut comprendre…

La suite dans un prochain post.